Solicitud de historia clínica

La historia y registros clínicos son documentos privados y sometido a reserva, que únicamente pueden ser conocidos por el usuario, el equipo de salud y las personas autorizadas por la normatividad vigente.

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La solicitud de la historia clínica por terceros solo puede presentarse con previa autorización escrita por parte del usuario o en casos previstos por la ley.

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Clofán buscando agilizar los procesos de trámite y entrega de historias clínicas solicitadas por los usuarios, presenta los requisitos exigidos al momento de solicitar la historia clínica:

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Si es usted el usuario titular de la historia clínica debe solicitarla personalmente con su documento de identidad en la ventanilla del Centro de Administración Documental, piso 11.

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Si es usted el padre o la madre de un usuario menor de edad:

• Documento de identificación original del padre o la madre que solicita la historia clínica del menor.

• Documento de identidad del menor (puede ser copia) tarjeta de identidad o registro civil.

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Si usted está autorizado por el padre o la madre del menor de edad:

• Formato de carta de solicitud de historia clínica, en la cual debe especificar las razones de la petición de la historia clínica firmada por el padre o la madre del menor.

• Documento de identidad del menor (puede ser copia) tarjeta de identidad o registro civil

• Documento de identificación original de quien esté reclamando la historia clínica del menor.

 

Si usted es un familiar o tercero autorizado por el usuario:

• Documento de identificación original

• Copia del documento de identificación del usuario

• Formato carta de autorización escrita en la cual se especifique las razones de la petición de la historia clínica, firmada por el usuario y por la persona autorizada

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Si usted es un familiar de un usuario mayor de edad en estado de inconciencia o incapacidad:

• Documento de identificación original

• Copia del documento de identificación del usuario

• Formato carta de autorización escrita en la cual se especifique las razones de la petición de la historia clínica y su compromiso de utilizar la información solo para lo referido, conservando su confidencialidad y reserva.

• Documento donde conste el estado de incapacidad o inconciencia del usuario.

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Si usted es un familiar de un usuario fallecido debe anexar:

Carta en el cual debe especificar las razones de la petición de la historia clínica y datos mínimos como número de cédula, nombres y apellidos completos del solicitante.

• Certificado de registro civil de defunción original o copia.

• Partida de matrimonio del fallecido si es esposo (a) quien hace la solicitud; o si el fallecido no era casado, pero convivía con esta persona, debe traer declaración extrajuicio que indique que vivían juntos.

• Si es hermano (a) quien solicita, debe anexar el registro civil de nacimiento tanto del solicitante como del fallecido, para verificar el parentesco.

• Si es hijo(a) o alguno de los padres quien hace la petición, debe anexar registro civil de nacimiento para comprobar el parentesco.

• Fotocopia de la cédula del fallecido.

• Fotocopia de la cédula del Solicitante.

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Si únicamente requiere el resultado de un examen:

Debe tener presente que estos documentos también hacen parte de la historia clínica, por tanto, están sometidos a reserva y custodia en su entrega.

 

Los resultados de exámenes de ayudas diagnósticas se entregan en la ventanilla del Centro de Administración Documental, piso 11 dentro de los 5 días hábiles siguientes a la realización del examen. Si usted es un tercero, debe presentar su documento de identidad, la copia del documento de identidad del usuario que se realizó el examen y firmar los documentos requeridos al momento de la entrega.

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Sobre las cartas de autorización:

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Clofán permite descargar una carta de autorización como ejemplo a seguir, pero usted puede manejar el contenido a su preferencia garantizando que se incluyan todos los datos mínimos como identificación y nombres del solicitante, del titular de la historia clínica, motivo de solicitud, echa de solicitud y firma.

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Cada vez que se requiera realizar una solicitud de historia clínica debe ser con fecha vigente.

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Sobre los documentos presentados:

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Los documentos presentados se usarán específicamente para validar la información de la solicitud, estos pueden ser anexados a la historia clínica para trazabilidad del trámite o devueltos al usuario solicitante.

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Costo de la copia de historia clínica:

La impresión de la copia de la historia clínica no genera ningún costo. Ahora bien, cuando se trate de historias extensas, se sugerirá el envío de esta por correo electrónico.

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Horario de atención:

De lunes a viernes de 07:00 a. m. a 06: 00 p. m. jornada continua y sábados de 08:00 a. m. a 12:00 m.

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Contactos Tel:

604 444 00 90 ext. 1173 

Correo: cad@clofan.com