Protección de datos
Protección de datos personales
1. Propósito
Establecer los lineamientos institucionales para la correcta gestión del tratamiento de datos personales recolectados de usuarios, clientes y terceros para dar cumplimiento a la normatividad vigente y establecer los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos personales que se hayan recogido.
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• Constitución Política, artículo 15
• Ley 1266 de 2008
• Ley 1581 de 2012
• Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No. 1377 de 2013
• Decreto 1074 de 2015
• Circular externa 003 de 2018
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Esta política aplica para el responsable del tratamiento de datos, el administrador del tratamiento de datos personales, los procesos asistenciales, administrativos y los encargados del tratamiento de datos de todas las sedes.
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• Administrador del tratamiento: proceso o cargo institucional con la responsabilidad de liderar, realizar o gestionar todos los trámites a que diera lugar las actividades en materia de protección de datos.
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• Autorización: ponsentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
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• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
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• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
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• Datos indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo las consultas, procedimientos e intervenciones, así como aquellos que se requieran en el ámbito de la contratación laboral y el manejo comercial de proveedores y contratistas. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.
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• Datos opcionales: son aquellos datos que CLOFAN S.A. requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación y/o ofertas laborales, etc.
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• Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.
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• Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de usuario, empresario o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
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• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
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• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Se aclara que el encargado del tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse con el colaborador que al interior de la organización es quien administra la base de datos.
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• Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
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• Ley de Protección de Datos: Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.
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• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de los datos.
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• SIC: Superintendencia de Industria y Comercio.
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• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
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• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
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5. Descripción de la política
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El derecho a la intimidad personal, familiar y hábeas data son derechos fundamentales establecidos en el artículo 15 de la Constitución Nacional. En la actualidad estos derechos se ven cada día más amenazados por lo que se hace necesario e imperioso ponerle límites a la información que sobre una persona pueda suministrar los responsables y encargados de difundirla. El Gobierno nacional consciente que la información es el activo más preciado en este mundo globalizado y que el derecho de hábeas data requiere un tratamiento autónomo para su efectiva protección que lo garantice, expidió la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, mediante la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, en ella se regula el derecho fundamental del Hábeas Data.
La Corte Constitucional mediante la sentencia C-748 de 2011 estableció el control constitucional de esta Ley Estatutaria, que es una Ley de especial jerarquía que tiene como fin esencial salvaguardar los derechos y deberes fundamentales, así como los procedimientos y recursos para su protección.
Por eso a través de esta propuesta se busca dar cumplimiento a las disposiciones previstas en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los Responsables del Tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se destaca el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos, así como el artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del Tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
En cumplimiento a las anteriores disposiciones, LA CLÍNICA OFLTAMOLÓGICA DE ANTIOQUIA S.A “CLOFAN S.A.S” informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.
De acuerdo con lo planteado en la ley 1581 de 2012 el objetivo de esta política es: “Desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.
De igual forma de acuerdo a lo planteado en el decreto reglamentario 1377 de 2013 a través de la misma, se busca facilitar la implementación y cumplimiento de la ley antes señalada, regulando aspectos tales como la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales, las políticas de Tratamiento de los Responsables y Encargados, el ejercicio de los derechos de los Titulares de información, las transferencias de datos personales y la responsabilidad demostrada frente al Tratamiento de datos personales, este último tema referido a la rendición de cuentas.
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6. Acciones para el cumplimiento de la política
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Para la debida protección de datos personales y la debida aplicación de las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes preceptos:
DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CLOFAN S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CLOFAN S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).
c) Ser informado por CLOFAN S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7º de la ley 1581 de 2012 y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niño y adolescente.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
DEBERES DE CLOFAN S.A.S.
En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de CLOFAN S.A.S. los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley:
a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular
k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
o) CLOFAN S.A.S. hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
CLOFAN S.A.S. en los términos dispuestos en la Ley generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página www.clofan.com y del correo electrónico cad@clofan.com
EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS PERSONALES
La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR
Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:
a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CLOFAN S.A.S.
b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por estipulación a favor de otro o para otro.
e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS
a) Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en CLOFAN S.A.S. quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo cad@clofan.com. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma, o según tiempos definidos por normatividad vigente. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b) Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante la CLOFAN S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a CLOFAN S.A.S. por el correo electrónico cad@clofan.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el correo cad@clofan.com con el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Petición de actualización, rectificación y supresión de datos
CLOFAN S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico cad@clofan.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.
d) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales parcial o completamente según ítems autorizados, en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello CLOFAN S.A.S. pondrá a disposición del Titular el correo electrónico cad@clofan.com.
Si vencido el término legal respectivo, CLOFAN S.A.S., según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.
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TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento para los datos personales indispensables de usuarios, colaboradores y proveedores estará enmarcado en el orden legal y en virtud de la condición de CLOFAN S.A.S. como Institución Prestadora de Salud y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión institucional.
Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, y cuando dicho tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y/o requisitos:
a) Que respondan y respeten el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal de los niños, niñas o adolescentes otorgará la autorización, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
CLOFAN S.A.S. velará por el uso adecuado del tratamiento de los datos personales de los niños, niñas o adolescentes.
El tratamiento de datos se realiza, además de los demás fines informados, para actividades de videovigilancia, seguridad o trazabilidad de los bienes, instalaciones y personas que se encuentren en éstas, a través de cámaras y dispositivos de grabación establecidos en las instalaciones de las sedes de la clínica CLOFAN S.A.S., aclarando que ningún dispositivo de video vigilancia se ubica en lugares que puedan afectar la intimidad de los Titulares. Las imágenes o videos solo serán tratados cuando sean pertinentes en relación con las finalidades expuestas y que hayan justificado la instalación de los dispositivos de videovigilancia.
PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:
a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.
PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
CLOFAN S.A.S. ha designado como proceso administrador y garante de velar por el cumplimiento de esta política al interior de la institución al Centro de Administración Documental con el apoyo del asesor jurídico, áreas Funcionales que manejan los Datos Personales de los Titulares y profesionales en Seguridad de la Información.
Esta dependencia estará atenta para resolver peticiones, consultas y reclamos por parte de los titulares y para realizar cualquier actualización, rectificación y Supresión de datos personales, a través del correo electrónico cad@clofan.com
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
CLOFAN S.A.S. en cumplimiento de la misión institucional de docencia, investigación y extensión y en consideración de sus vínculos permanentes u ocasionales de carácter académico y administrativos con instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares.
Para la transferencia internacionales de datos personales de los titulares, CLOFAN S.A.S. tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendió que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con CLOFAN S.A.S. y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe CLOFAN S.A.S., no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.
Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente para transferir y transmitida Información Personal. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con CLOFAN S.A.S.
GESTIÓN DE MODIFICACIÓN
En el caso que se realicen cambios sustanciales en el contenido, responsable, encargado o finalidad del tratamiento de datos referidos en la presente política, CLOFAN S.A.S. comunicará a los titulares mediante uso de medios electrónicos los cambios ocurridos. Únicamente es necesaria una nueva autorización por el titular cuando el cambio se refiera a la finalidad en el tratamiento de datos.
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7. Exclusiones
N/A
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8. Elementos medibles
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• Índice de reclamos (análisis con enfoque en protección de datos personales)